Gestion bancaire : comment l’aborder sereinement et efficacement en tant que syndic et administrateur de biens ?

La gestion bancaire est l’un des piliers de la gestion immobilière, qu’il s’agisse de copropriété ou de gestion locative. En tant que mandataire, le syndic ou l’administrateur de biens est responsable de la gestion des comptes bancaires, des paiements, et des encaissements, tout en assurant une transparence totale. Dans ce guide, nous vous expliquons en quoi consiste la gestion bancaire, quels outils peuvent vous aider, et comment les innovations technologiques facilitent votre quotidien.

Cadre légal et mission du mandataire

Gestion bancaire : ce que dit la loi

En gestion locative

Pour exercer légalement, l’administrateur de biens doit ouvrir deux comptes distincts : un compte pour les opérations de gestion et un autre pour les loyers et charges des propriétaires bailleurs. L’ouverture de ces comptes est une condition nécessaire pour obtenir la carte professionnelle avec la mention « gestion locative ».

En gestion de copropriété

La loi ALUR impose depuis le 28 mars 2015 l’ouverture de comptes bancaires séparés pour chaque copropriété de plus de 15 lots. Cette mesure assure une meilleure transparence et permet aux copropriétaires de choisir leur établissement bancaire lors de l’assemblée générale.

La mission du mandataire

Le syndic ou l’administrateur de biens, en tant que mandataire, gère les comptes bancaires et détient les moyens de paiement de la copropriété ou du propriétaire mandant. Ses missions incluent :

• Encaissements : des loyers ou appels de fonds.
• Paiements : des factures, reversements aux propriétaires, et des honoraires.
• Contrôle : le rapprochement bancaire pour vérifier l’exactitude des comptes.
• Transparence : mise à disposition des relevés bancaires aux membres du conseil syndical chaque mois.

Paiements, encaissements et gestion des opérations bancaires

Les syndics et administrateurs de biens disposent de plusieurs moyens pour gérer les encaissements et paiements, avec une tendance accrue à la dématérialisation et à l’automatisation.

La gestion des virements et prélèvements

Le virement

Utilisé par les locataires ou copropriétaires pour payer leurs loyers ou charges, le virement peut être automatisé ou manuel. Il est également utilisé pour le paiement des fournisseurs et des honoraires.

Le prélèvement

Géré par le syndic ou l’administrateur de biens, le prélèvement automatique simplifie la gestion des paiements récurrents. Toutefois, il nécessite l’autorisation du locataire ou du copropriétaire et peut être perçu comme moins flexible.

Rôle du logiciel de gestion immobilière

Un logiciel de gestion immobilière permet de suivre et d’automatiser les opérations bancaires. Il calcule les montants à réclamer ou à reverser, et peut générer des fichiers compatibles avec les banques pour automatiser les paiements.

Le lecteur de chèque et la lecture du CMC7

Malgré la tendance à la dématérialisation, le chèque reste couramment utilisé. Le lecteur de chèque, relié au logiciel de gestion, permet un traitement rapide et automatisé :

• Endossement du chèque
• Lecture du code CMC7 pour identifier l’émetteur
• Archivage numérique du chèque

Cela assure un gain de temps considérable et une meilleure traçabilité des paiements.

Les rapprochements bancaires

Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ?

C’est une opération qui consiste à comparer les écritures comptables aux relevés bancaires pour s’assurer de leur exactitude. Ce processus permet de :

• Vérifier la cohérence des comptes
• Identifier les erreurs éventuelles
• Suivre les créances et la trésorerie disponible

Rôle du logiciel de gestion immobilière

Un logiciel spécialisé permet d’automatiser le rapprochement bancaire en récupérant directement les données des comptes bancaires, réduisant ainsi les erreurs et optimisant le temps de gestion.

Les rapprochements bancaires

EBICS et l’EDI

EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) permet une communication sécurisée entre les logiciels de gestion et les banques. Les avantages incluent :

• Transmission sécurisée des ordres de virement et prélèvement
• Récupération en temps réel des lignes de compte
• Réduction des erreurs de saisie

Les factures dématérialisées

La dématérialisation des factures offre de nombreux avantages :

• Archivage simplifié et sécurisé
• Accès facile aux documents numérisés
• Transparence accrue avec possibilité de partage via l’extranet copropriétaire

La gestion du paiement en ligne

Bien que complexe à mettre en place, le paiement en ligne pourrait offrir une nouvelle solution de prélèvement flexible pour les copropriétaires et locataires. Certains logiciels travaillent à intégrer cette fonctionnalité pour simplifier encore plus la gestion des paiements.

La gestion bancaire est un aspect crucial de la gestion immobilière, et elle nécessite des outils adaptés pour être efficace et transparente. Entre logiciels de gestion spécialisés et innovations technologiques, les syndics et administrateurs de biens disposent aujourd’hui de solutions puissantes pour assurer une gestion sans faille de leurs responsabilités financières. L’évolution des services bancaires dédiés à l’immobilier ouvre de nouvelles perspectives, rendant cette tâche essentielle plus simple et plus sécurisée.