Comment convoquer une assemblée générale extraordinaire ?

L’assemblée générale des copropriétaires doit être convoquée au moins une fois par an dans les six mois suivant la clôture de l’exercice comptable. C’est une responsabilité clé pour les syndics de copropriété. Cette réunion annuelle, appelée assemblée générale ordinaire, permet de prendre les décisions nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété. Cependant, une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à tout moment pour traiter des sujets urgents ou importants.

Quand convoquer une assemblée générale extraordinaire ?

Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée chaque fois qu’une décision importante pour la copropriété doit être prise. Voici quelques exemples de situations justifiant une telle convocation :

• Travaux urgents ou de rénovation : Lorsque des travaux doivent être entrepris rapidement.
• Problèmes dans les parties communes : Nécessité d’informer rapidement la copropriété.
• Consultation des copropriétaires : Lorsque le syndic doit obtenir l’avis de l’ensemble des copropriétaires.
• Demande d’un copropriétaire : Un copropriétaire peut demander une consultation de l’ensemble des copropriétaires pour une question particulière.

Contrairement à l’assemblée générale ordinaire, qui est annuelle, l’assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à tout moment.

Qui peut la convoquer ?

Selon l’article 7 du décret d’application de la loi du 10 juillet 1965, c’est le syndic de copropriété qui doit convoquer l’assemblée générale des copropriétaires, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire. Cette convocation peut être faite à son initiative, à la demande du conseil syndical, ou à celle d’un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 25% des voix. Le règlement de copropriété peut prévoir d’autres modalités. La demande doit être envoyée au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception.

Si le syndic ne convoque pas l’assemblée générale malgré la demande, il peut être mis en demeure. Le président du conseil syndical ou un copropriétaire, après s’être adressé au tribunal de grande instance, peut alors convoquer l’assemblée.

Comment la convoquer ?

Délai et modalités de convocation

La convocation à une assemblée générale extraordinaire doit être remise à tous les copropriétaires au moins 21 jours avant la date de la réunion. En cas d’urgence, ce délai peut être réduit selon la jurisprudence. Tous les documents nécessaires à la validité des décisions doivent être joints à la convocation.

Modes de notification

La convocation peut être notifiée aux copropriétaires par plusieurs moyens :

• Remise en main propre contre signature.
• Remise à un mandataire contre récépissé.
• Envoi en lettre recommandée ou lettre recommandée électronique avec accusé de réception, pour éviter toute contestation sur la date de remise.

Depuis la loi ALUR, les notifications et mises en demeure peuvent être faites par voie électronique, sous réserve de l’accord des copropriétaires.

Contenu de la convocation

La convocation à une assemblée générale, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire, doit comporter certaines informations obligatoires :

• Lieu, date et heure de la réunion : Préciser si elle se tient dans les locaux du syndic ou au sein de la copropriété.
• Ordre du jour : Liste des résolutions qui seront votées.
• Mode de consultation des justificatifs de charge : Les pièces justificatives, telles que les factures, doivent être mises à disposition des copropriétaires.

D’autres documents peuvent être ajoutés selon les sujets abordés, comme les annexes comptables obligatoires, les courriers des propriétaires, les contrats et devis des fournisseurs, ou le contrat de syndic en cas de renouvellement.

Si les documents obligatoires ne sont pas inclus avec l’ordre du jour, les décisions prises lors de l’assemblée générale ne seront pas valides.

Qu’il s’agisse d’une assemblée générale annuelle ou extraordinaire, la convocation et le déroulement de cette réunion sont soumis à des règles strictes. Respecter ces règles est crucial pour éviter l’annulation des résolutions ou de l’intégralité de l’assemblée générale. En tant que syndic, il est essentiel de suivre ces procédures à la lettre pour garantir la validité des décisions prises par les copropriétaires.