L’extranet copropriétaires : l’indispensable pour une meilleure gestion de copropriétés

L’extranet copropriétaires est une obligation pour le syndic qui permet également de gérer plus efficacement les copropriétés. On vous explique comment. 

L’extranet copropriétaires : une obligation pour les syndics

La loi ALUR, entrée en vigueur le 1er janvier 2015, impose aux syndics de proposer un espace en ligne sécurisé à leurs copropriétaires : c’est l’extranet des copropriétaires.

Selon l’article 18 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965, le syndic professionnel doit « proposer, à compter du 1er janvier 2015, un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés… Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical… »

Via cet extranet des copropriétaires, le syndic est tenu de :

• Fournir aux copropriétaires les informations et documents relatifs à la gestion de leur copropriété,
• Offrir un accès différencié aux membres du conseil syndical, incluant notamment l’accès aux relevés du compte bancaire de la copropriété,
• Proposer à ses copropriétaires la possibilité de recevoir leurs courriers par voie électronique.

Au-delà des exigences légales, l’objectif de l’extranet est de faciliter les relations entre le syndic et les copropriétés qu’il gère. Cela permet au gestionnaire d’améliorer son efficacité au quotidien, tandis que les copropriétaires sont mieux informés et peuvent s’impliquer davantage dans la gestion de leur copropriété.

Les précisions apportées par la loi ELAN

La loi ELAN du 23 novembre 2018 a complété la loi ALUR en apportant des précisions sur le contenu attendu sur l’espace en ligne des copropriétaires. Elle stipule que le copropriétaire doit avoir accès, via son extranet, à divers documents et informations comptables :

• Concernant le copropriétaire et son ou ses lots, tels que son propre compte, sa quote-part dans les charges courantes, sa contribution au fonds de travaux, etc.
• Relatifs à la gestion de l’immeuble, comme le carnet d’entretien, les diagnostics techniques divers ou encore le règlement de copropriété.

Un outil pour gagner en efficacité

L’extranet des copropriétaires est un outil précieux pour le syndic dans la gestion de ses copropriétés. Il offre un accès facilité aux données, permettant au syndic de consulter les informations de ses copropriétés à tout moment et depuis n’importe quel ordinateur connecté à internet. De plus, ces solutions sont souvent associées à des applications mobiles, permettant au syndic d’accéder aux informations non seulement au bureau, mais aussi sur le terrain.

Cet espace en ligne permet également au gestionnaire d’améliorer son efficacité quotidienne et de proposer un service de meilleure qualité à ses copropriétés. Il donne aux copropriétaires un accès libre à toutes les informations relatives à la gestion de leur copropriété : comptabilité, entretien de l’immeuble, etc. Cela permet au syndic de mettre en avant la transparence de sa gestion et de gagner du temps en facilitant la communication avec ses copropriétaires.

L’extranet peut également aider le syndic à développer son activité. Il peut se démarquer de ses concurrents en proposant des services pratiques, tels que la possibilité pour les copropriétaires d’automatiser le paiement de leurs appels de fonds ou de s’abonner en ligne au courrier électronique.

Pour les copropriétaires, l’extranet offre également de nombreux avantages. En partageant de manière transparente les informations relatives à la vie de la copropriété, le syndic implique davantage les copropriétaires. Ils seront mieux informés au quotidien sur les grandes questions qui rythment la vie de leur copropriété et seront ainsi mieux préparés pour prendre des décisions lors de l’assemblée générale.

L’extranet devient alors plus qu’un simple outil de diffusion d’informations, il devient un véritable outil de communication en temps réel, avec une messagerie intégrée, un suivi des demandes d’intervention, et un accès aux informations mises à jour en continu.