L’extranet propriétaire : plus qu’une obligation légale

Les copropriétaires reprochent souvent à leur syndic de copropriété un manque de communication et de transparence. L’extranet, bien plus qu’un simple outil, contribue à renforcer la notoriété des syndics en offrant des solutions efficaces pour pallier ces problématiques. Bien que la loi encadre désormais l’utilisation de ces extranets, les syndics ont la possibilité d’aller au-delà des obligations légales pour satisfaire pleinement leurs copropriétaires.

Le cadre législatif

Les obligations légales

Depuis le décret n°2019-502 du 23 mai 2019, le cadre législatif autour de l’extranet copropriétaire a été renforcé, notamment en ce qui concerne les informations et documents dématérialisés à mettre à disposition. Ce décret a déjà été modifié le 7 octobre 2020, soulignant l’importance pour les syndics de choisir un outil régulièrement mis à jour et de bien connaître leurs obligations.

Contenu minimal à mettre à disposition

Le décret se compose de plusieurs articles définissant les documents à fournir via l’extranet :

• Article 1 : Documents accessibles à tous les copropriétaires, tels que le règlement de copropriété, la fiche synthétique, les diagnostics techniques, les contrats d’assurance, etc.
• Article 2 : Documents spécifiques au propriétaire et à ses lots, comme le compte individuel, les montants payés pour les charges, les appels de fonds, etc.
• Article 3 : Documents réservés au conseil syndical, comme les balances générales des comptes, les relevés bancaires, les décisions de justice, etc.
• Article 4 : Dates de début d’application des obligations, fixées au 1er juillet 2020.

Pourquoi et comment aller plus loin ?

Faciliter l’accès aux documents

Le cadre légal définit les minima, mais ne précise pas comment les informations doivent être présentées. C’est là qu’un extranet copropriétaire performant entre en jeu. Prenons l’exemple de notre extranet. Cette solution permet aux copropriétaires d’accéder facilement aux documents obligatoires, mais également à une multitude d’autres informations, comme des procès-verbaux anciens, non limités aux trois dernières années, pour une transparence totale.

Des fonctionnalités supplémentaires pour plus de transparence

Au-delà des documents légaux, un extranet offre des fonctionnalités étendues :

• Communication centralisée : Les messages, emails, et courriers échangés entre le syndic et les copropriétaires sont tous regroupés sur la plateforme.
• News et actualités : Informez simultanément tous les copropriétaires des dernières nouvelles de la copropriété.
• Suivi comptable en temps réel : Consultez les soldes, les budgets, les dépenses, et les relevés bancaires au jour le jour, avec un accès aux factures justificatives.
• Gestion des données personnelles : Chaque copropriétaire peut mettre à jour ses informations personnelles et gérer ses abonnements aux courriers électroniques ou les prélèvements automatiques pour les appels de fonds.

Respecter les obligations légales est essentiel, mais les syndics peuvent aller plus loin en offrant une transparence accrue et en facilitant l’accès à l’information pour leurs copropriétaires. Un extranet moderne, non seulement respecte la législation, mais améliore également la communication et l’efficacité, renforçant ainsi la satisfaction des copropriétaires et la notoriété du syndic.