La checklist pour ne rien oublier lors de la préparation des convocations d’AG

La période des assemblées générales approche, et il est temps de préparer les convocations ! Pour vous aider, nous avons élaboré une checklist complète pour vous assurer de ne rien oublier d’essentiel.

Ordre du jour : la base de la convocation

Les résolutions récurrentes à inclure

L’Ordre du jour est le cœur de votre convocation et doit inclure plusieurs résolutions récurrentes, notamment :

• Élection du bureau : Comprend le Président et ses assesseurs-scrutateurs, qui représenteront la séance.
• Compte rendu du Conseil Syndical : Pour l’année écoulée.
• Approbation des comptes : De l’exercice clôturé.
• Quitus au syndic : Valider la gestion du syndic.
• Élection du syndic : Si le contrat arrive à échéance dans les 6 mois suivant l’AG.
• Élection du Conseil Syndical : Pour la même durée que le contrat du syndic.
• Présentation et approbation du budget prévisionnel : Pour l’exercice à venir.

Les résolutions spécifiques à la vie de l’immeuble

En plus des résolutions habituelles, l’Ordre du jour doit inclure des points liés à la vie de l’immeuble :

• Les travaux : Projets à discuter et à approuver.
• Demandes particulières des propriétaires : Les copropriétaires peuvent demander d’inscrire un point à l’Ordre du jour jusqu’à l’envoi de la convocation.
• Gestion de l’immeuble : Tous sujets pertinents pour la copropriété.

Les documents à joindre à l’ordre du jour

En fonction des points abordés, plusieurs documents doivent être joints à l’Ordre du jour pour une assemblée générale complète et conforme :

• Annexes comptables obligatoires : Pour la transparence financière.
• Contrats et devis des fournisseurs : Pour les travaux à venir.
• Contrat de syndic : En cas de renouvellement.
• Courriers des propriétaires : Pour les demandes particulières.
• Formulaire de vote par correspondance : Pour permettre aux copropriétaires de voter à distance.

Voter par correspondance : une nouvelle possibilité

Depuis le 3 juillet 2020, les copropriétaires peuvent voter par correspondance avant l’assemblée générale. Assurez-vous de leur transmettre le formulaire de vote par correspondance conforme à l’arrêté publié.

Les délais et modalités de convocation

N’oubliez pas que la convocation doit être envoyée aux propriétaires au moins 21 jours avant la date de l’assemblée générale. Elle doit être écrite et indiquer la date, l’heure, et le lieu de la réunion. L’envoi peut se faire par lettre recommandée avec AR ou par courrier électronique avec AR si le propriétaire en fait la demande et a communiqué son adresse électronique.

La préparation des convocations d’assemblée générale est une étape cruciale pour assurer le bon déroulement de la réunion. En suivant cette checklist, vous vous assurez de n’oublier aucun document important et de respecter les obligations légales.