Syndic de copropriété : comment bien gérer l’assemblée générale des copropriétaires ?

L’assemblée générale des copropriétaires est un moment clé dans la gestion d’une copropriété. Pour le syndic, c’est une étape incontournable qui exige rigueur et organisation. Cette réunion, qui doit se tenir au moins une fois par an, permet de prendre des décisions cruciales pour la vie de l’immeuble. Encadrée par une législation stricte, elle est régie par les articles 22 à 26 de la loi du 10 juillet 1965. Le syndic a la responsabilité de convoquer cette assemblée et de veiller à ce que toutes les résolutions soient mises en œuvre.

La convocation à l’assemblée générale

Fonctionnement et cadre légal

L’assemblée générale doit se tenir au moins une fois par an, appelée assemblée générale ordinaire. Elle peut être convoquée par le syndic, le conseil syndical ou à la demande de copropriétaires représentant au moins 25% des voix. C’est au syndic qu’il incombe d’envoyer les convocations au moins 21 jours avant la date de la réunion. La participation des copropriétaires, bien que non obligatoire, est vivement recommandée car l’assemblée est le seul lieu officiel de prise de décision pour la copropriété.

L’ordre du jour

L’ordre du jour liste les questions ou résolutions qui seront soumises au vote lors de l’assemblée. Il est préparé par le syndic et doit être envoyé avec la convocation. Les copropriétaires peuvent demander l’ajout de points à l’ordre du jour tout au long de l’année. Certains sujets sont récurrents, comme l’élection du bureau, l’approbation des comptes, ou la présentation du budget prévisionnel. Il est crucial que l’ordre du jour soit bien préparé, car seuls les sujets qui y figurent peuvent être votés.

Contenu de la convocation

La convocation doit indiquer la date, l’heure et le lieu de la réunion, ainsi que l’ordre du jour. Elle doit être accompagnée des documents nécessaires, comme les annexes comptables, les contrats de fournisseurs en cas de travaux, et le contrat de syndic si son renouvellement doit être voté.

Forme de la convocation

La convocation peut être remise en main propre ou envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception, voire par voie électronique si le copropriétaire en a fait la demande. L’important est de pouvoir prouver la date de réception pour éviter toute contestation.

Gérer facilement la convocation grâce à un logiciel adapté

Les logiciels de gestion des assemblées générales simplifient grandement la préparation des convocations. Ils permettent de créer et d’envoyer les convocations en quelques clics, en intégrant des modèles de résolutions et un module de gestion des courriers.

Le déroulement de l’assemblée générale

Composition de l’assemblée générale

L’assemblée générale est composée des copropriétaires présents ou représentés par des mandataires. Le syndic ne peut pas représenter un copropriétaire, mais ces derniers peuvent se mandater entre eux, dans certaines limites. Le président de séance, souvent choisi parmi les copropriétaires, est désigné en début de réunion, tout comme les scrutateurs.

Le rôle de la feuille de présence

La feuille de présence est un document officiel qui atteste de la présence des copropriétaires ou de leurs mandataires. Elle est essentielle pour comptabiliser les voix lors des votes. Elle doit être signée par chaque participant et certifiée par le président de séance et les scrutateurs.

Les votes

Les résolutions inscrites à l’ordre du jour sont soumises au vote. Le nombre de voix d’un copropriétaire dépend de ses tantièmes. Les types de majorité varient en fonction de la nature des décisions à prendre : majorité simple, majorité absolue, double majorité, ou unanimité.

Avec un logiciel, c’est encore plus simple

Un logiciel de gestion des assemblées générales permet de gérer la feuille de présence, de comptabiliser les votes, et d’enregistrer les décisions en temps réel. Cela réduit les erreurs et simplifie le processus.

Le procès-verbal d’assemblée générale

Contenu et valeur légale

Le procès-verbal résume toutes les décisions prises lors de l’assemblée générale. Il doit inclure chaque résolution avec les résultats des votes et les éventuelles oppositions. Il doit être signé par le président de séance, le secrétaire (généralement le syndic) et les scrutateurs.

La notification du procès-verbal d’assemblée générale

Le syndic doit notifier le procès-verbal aux copropriétaires dans les deux mois suivant l’assemblée générale. Cette notification se fait par lettre recommandée pour les copropriétaires opposants ou défaillants, et par lettre simple ou recommandée pour les autres. Le procès-verbal doit également être mis à disposition sur l’extranet des copropriétaires.

La contestation

Les décisions de l’assemblée générale peuvent être contestées dans les deux mois suivant la notification du procès-verbal. Passé ce délai, les décisions deviennent définitives.

Les solutions qui facilitent la gestion des assemblées générales

Les logiciels de gestion des assemblées générales permettent de simplifier la préparation, le déroulement et la gestion des suites de l’assemblée. Ils permettent de générer automatiquement le procès-verbal, de le notifier aux copropriétaires, et de le mettre en ligne sur l’extranet. Ces outils facilitent grandement le travail du syndic et contribuent à une gestion plus transparente et efficace des assemblées générales.