Pourquoi opter pour un logiciel de gestion locative professionnel ?

Vous êtes administrateur de biens. L’activité de gestion locative est un métier prenant qui demande beaucoup de polyvalence et un grand sens de l’organisation. Votre quotidien consiste à gérer les biens pour le compte de vos clients, particuliers comme professionnels. C’est beaucoup de responsabilités mais aussi une charge de travail parfois lourde à intégrer. Heureusement, il existe des solutions pour simplifier la vie au quotidien. Passons en revue les avantages d’utiliser un logiciel de gestion locative pour vous en tant que professionnel et quelques pistes pour vous aider dans le choix de votre future solution.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion locative ?

Un logiciel de gestion locative est un programme informatique qui permet de prendre en charge de façon automatisée certaines tâches liées à votre activité d’administrateur de biens. Aujourd’hui, il existe de nombreuses solutions destinées aux professionnels de l’immobilier. Dresser la liste des fonctionnalités que tout logiciel de gestion locative digne de ce nom doit comporter nous permettra de mieux cerner ce qui est essentiel. Nous aborderons également des critères différenciants dans le paragraphe suivant pour faciliter votre choix.

Pour être efficace, un logiciel de gestion locative doit vous permettre :

a) D’enregistrer les informations des propriétaires, locataires, biens et immeubles

Le logiciel répertorie sous forme de fiches les informations relatives à chacun de vos contacts : coordonnées, coordonnées bancaires, profil, etc. Il en fait de même avec les biens et immeubles : adresse, caractéristiques du bien, surface, etc. Lorsqu’un locataire entre dans un bien, le logiciel enregistre également les caractéristiques de son bail, comme le montant du loyer, la date et la durée du contrat, l’indice pris en compte pour la révision des loyers, etc. Vous pouvez également associer des documents à chaque fiche pour centraliser au maximum les informations, par exemple les pièces justificatives demandées lors de l’étude du dossier du locataire. Le logiciel vous permet ainsi d’informatiser votre base de données pour sécuriser vos informations et y accéder en toute simplicité.

b) De gérer la comptabilité des propriétaires et des locataires

Le logiciel vous permet d’enregistrer les écritures des mouvements comptables du compte de gestion. Pour les propriétaires : paiements des loyers, dépenses éventuelles, honoraires facturés, etc. Pour les locataires : encaissement des loyers principalement, provisions sur charges, gestion du dépôt de garantie, etc. Il gère également la régularisation des charges récupérables ou non.

c) De gérer la comptabilité agence de l’activité de gestion locative

Il s’agit ici principalement de la gestion des honoraires de l’agence. Le logiciel permet de définir le montant des honoraires de gestion que l’agence pourra retenir en fonction des sommes encaissées pour chaque propriétaire et de générer le paiement de ceux-ci sur le compte de l’agence. Il comptabilise également les honoraires de location pour les biens en gestion (part propriétaire et locataire).

d) D’éditer les documents liés à la gestion

Le logiciel de gestion locative vous permet d’éditer en quelques clics seulement les documents justifiant de votre activité auprès de vos clients. Contrairement au syndic, il n’y a aucun cadre légal à appliquer quant à l’envoi de ces courriers, mais tout gestionnaire proposant un service de qualité se doit de pouvoir transmettre à ses clients les éléments suivants :

• Quittances et avis d’échéances pour les locataires,
• Comptes rendus de gestion pour les propriétaires,
• Révisions de loyer,
• Aide à la déclaration des revenus fonciers,
• Courriers de relance : locataires débiteurs et justificatifs d’assurance,
• Solde de tout compte lors du départ d’un locataire,
• Régularisation des charges locatives, ainsi que d’autres documents utiles :
• À la gestion : notification de préavis, d’entrée d’un locataire,
• À l’administration, expert-comptable, etc. : avis de déménagement aux impôts, bordereau d’assurance GLI.

e) D’éditer les documents de contrôle

Un logiciel de gestion immobilière professionnel vous permettra de produire des documents de contrôle afin de vous assurer qu’il n’y a aucune anomalie dans la gestion de votre portefeuille (balances, liste des sommes détenues, pointes de trésorerie et de fonds mandants, rapprochements bancaires, etc.). Vous pourrez alors utiliser ces documents pour les transmettre à votre caisse de garantie en cas de contrôle et à votre expert-comptable.

 

Ces fonctionnalités de base doivent être présentes dans tout bon logiciel de gestion locative pour professionnels. Cependant, il existe de plus en plus de solutions proposant des fonctionnalités supplémentaires pour vous faire gagner encore plus de temps et vous permettre de vous démarquer vis-à-vis de vos concurrents : externalisation de la comptabilité, module d’envoi des courriers, gestion automatisée des virements et prélèvements, extranet pour les propriétaires et locataires, etc.

En quoi un logiciel de gestion locative peut-il vous aider ?

Un logiciel de gestion locative vous permettra en tant que professionnel de l’immobilier d’optimiser votre gestion du temps ainsi que votre organisation interne. Dans un secteur de plus en plus concurrentiel, l’outil que vous utilisez pour gérer votre portefeuille peut également représenter un allié de choix. En effet, il peut vous différencier de vos concurrents en mettant en avant votre professionnalisme ou en vous offrant la possibilité de proposer à vos clients et futurs clients des services supplémentaires.

a) En simplifiant votre quotidien

Le premier intérêt d’un logiciel de gestion locative est de vous permettre de gagner du temps en simplifiant la gestion de votre portefeuille. Si jusqu’ici vous gériez votre portefeuille « à la main », en ayant recours à plusieurs applications généralistes comme un tableur par exemple, un logiciel de gestion locative va vous permettre d’automatiser les tâches que vous réalisiez jusqu’ici de façon manuelle. Vous allez pouvoir en quelques clics seulement éditer les quittances et avis d’échéance de tous vos locataires, par exemple, ou encore automatiser le reversement des loyers à vos propriétaires.

 

Avec un logiciel de gestion locative, vous allez donc pouvoir optimiser votre gestion du temps en automatisant certaines tâches mais aussi en limitant les sources d’erreur. L’utilisation d’une solution logicielle pour votre activité de gestion locative va en effet limiter les tâches répétitives et donc les occasions de commettre une faute d’inattention. Le logiciel mettra l’accent sur les différentes échéances importantes (révisions de loyer, relances, etc.) et vous permettra de supprimer les retards et oublis éventuels. En plus de gagner du temps, vous gagnerez également en tranquillité d’esprit.

 

Non seulement une solution logicielle donnera un cadre à vos procédures, réduisant ainsi considérablement le risque de faute ou d’oubli, mais comme nous l’avons vu plus haut, elle vous permettra également de produire des documents de contrôle afin de vous assurer qu’il n’y a aucune anomalie dans la gestion de votre portefeuille. Vous pourrez alors utiliser ces documents pour les transmettre à votre caisse de garantie en cas de contrôle.

 

Cela nous amène au point suivant : en utilisant un logiciel de gestion immobilière, vous utilisez une solution qui est régulièrement mise à jour pour être toujours conforme aux évolutions de la législation. Comme vous le savez, les lois régissant le secteur immobilier évoluent souvent et rapidement, et il est important que vous puissiez vous montrer réactif vis-à-vis de ces changements. Les documents que vous produirez grâce à votre logiciel de gestion locative seront clairs et parfaitement conformes à la législation en vigueur. En ayant recours à une solution logicielle, vous gagnez en efficacité dans votre gestion mais aussi en professionnalisme.

 

b) En optimisant votre organisation

L’utilisation d’un logiciel de gestion locative va également vous permettre d’améliorer votre organisation en interne. Vous pourrez tout d’abord classifier et archiver plus efficacement vos informations, car les données relatives à vos locataires et propriétaires seront stockées dans votre base de données. Fini les dossiers qui s’empilent, les pièces justificatives perdues. Les logiciels de nouvelle génération tendent vers une dématérialisation des documents, vous permettant un accès plus rapide et plus clair à vos données. Vous êtes ainsi bien plus réactif lorsque l’un de vos clients vous pose une question précise sur la gestion de son dossier et vous limitez le papier, faisant ainsi un premier pas vers une gestion plus moderne.

 

D’autre part, le recours à un logiciel de gestion locative va vous permettre de constituer peu à peu un véritable historique de votre portefeuille : entrées et sorties locataires, historiques des échanges, etc. En plus de pouvoir accéder rapidement à toutes les informations indispensables et de vous montrer plus efficace vis-à-vis de vos différents interlocuteurs (fournisseurs, caisse de garantie, etc.), vous constituez peu à peu la mémoire de votre gestion. Un bon archivage de vos données est un véritable gage de sérieux et de professionnalisme.

 

L’optimisation de votre organisation passe donc par une meilleure gestion de vos informations, mais pas seulement : pour être mieux organisé, vous devez aussi mettre en place des procédures internes cohérentes. Une solution logicielle va vous y aider en vous permettant de créer de véritables processus harmonisés avec des échéances précises. Vos différentes tâches sont ainsi planifiées et vous ne pouvez plus passer à côté d’un événement important. Vous gagnez ainsi en efficacité si vous gérez seul votre portefeuille, mais cela vous sera encore plus profitable si vous avez des collaborateurs. Vous pourrez alors plus facilement déléguer tout en étant assuré que tous les processus sont bien respectés.

 

c) En augmentant votre visibilité et la valeur perçue de vos services

Enfin, l’utilisation d’un logiciel de gestion locative peut être un atout stratégique pour votre agence. Si la gestion locative implique beaucoup de responsabilités, elle vous donne aussi l’opportunité de proposer des services variés et attractifs pour vos clients, comme des outils de communication avancés tels que des extranets pour les propriétaires et locataires. La qualité de votre gestion locative est souvent associée à la qualité des services que vous pouvez offrir. En fournissant une gestion transparente, efficace et moderne, vous valorisez la qualité de votre service. La gestion des interactions avec vos clients est facilitée, et vous pouvez ainsi offrir une réactivité accrue ainsi qu’une communication plus fluide. Vous vous positionnez ainsi comme un professionnel à la pointe des outils technologiques, ce qui peut constituer un argument de poids pour attirer de nouveaux clients.

Comment choisir le bon logiciel de gestion locative ?

Le marché des logiciels de gestion locative est vaste et varié, et il peut parfois être difficile de faire le bon choix. Voici quelques critères essentiels à prendre en compte pour trouver la solution qui répondra le mieux à vos besoins :

a) L’accompagnement et le support

Lorsque vous choisissez un logiciel de gestion locative, il est important de vérifier le niveau d’accompagnement proposé par le prestataire. Les logiciels les plus performants ne sont pas forcément les plus compliqués, mais un bon accompagnement est crucial pour tirer le meilleur parti de votre solution. Assurez-vous que le prestataire offre un support technique réactif et des services de formation adaptés à vos besoins. Certains prestataires proposent également un accompagnement continu par des experts, ce qui peut être particulièrement utile.

b) Les solutions web

Les solutions en ligne, également appelées solutions Cloud, sont de plus en plus courantes. Elles permettent un accès à vos données depuis n’importe quel appareil connecté, réduisant ainsi les problèmes de compatibilité et facilitant la maintenance. Assurez-vous que la solution que vous choisissez offre un niveau élevé de sécurité pour protéger vos données.

c) Les solutions tout-en-un

Les solutions tout-en-un regroupent toutes les fonctionnalités nécessaires sur une seule interface. Elles simplifient la gestion quotidienne en évitant la multiplication des outils et en réduisant les coûts associés à l’acquisition et à l’entretien de plusieurs logiciels distincts. Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez propose toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour éviter de devoir investir dans plusieurs outils.

d) L’extranet pour propriétaires et locataires

L’extranet est un outil précieux pour améliorer la communication avec vos clients et renforcer la transparence de votre gestion. Il permet aux propriétaires et aux locataires de suivre leur dossier en temps réel, de communiquer directement avec vous via une messagerie sécurisée et de consulter les documents nécessaires en ligne. Un extranet bien conçu peut améliorer la satisfaction client et simplifier la gestion des demandes.

 

Conclusion

 

Opter pour un logiciel de gestion locative est un choix stratégique qui peut considérablement améliorer votre efficacité, votre organisation et votre visibilité sur le marché. Les fonctionnalités de base simplifient les tâches administratives et comptables, tandis que les innovations technologiques telles que les solutions en ligne et les extranets offrent des avantages supplémentaires. En choisissant la solution la mieux adaptée à vos besoins, vous vous positionnez comme un professionnel agile et réactif, capable de répondre aux exigences d’un marché en constante évolution.

N’hésitez pas à demander une démonstration gratuite de différents logiciels pour évaluer leurs fonctionnalités et déterminer celui qui répondra le mieux à vos attentes. La bonne solution logicielle peut transformer votre pratique professionnelle et vous offrir un avantage concurrentiel significatif.