Syndic de copropriétés et protection des données : quels enjeux ?

La protection des données personnelles est un enjeu majeur dans tous les domaines, y compris dans la gestion de copropriété. Les syndics de copropriétés, qui gèrent les données des propriétaires, doivent garantir leur sécurité et veiller à ce que seules les personnes autorisées y aient accès. Cela peut s’avérer complexe étant donné les nombreux échanges d’informations entre les différents acteurs : le syndic, les propriétaires, les membres du conseil syndical, etc. Il est donc crucial de comprendre qui doit avoir accès à quoi pour rester en conformité avec la législation. Faisons le point.  

Les interactions entre le syndic et les propriétaires

Le syndic est tenu de diffuser certaines informations à l’attention de ses copropriétaires afin que ces derniers puissent avoir un aperçu de la situation de la copropriété et du travail réalisé par le gestionnaire. Certaines sont relatives à l’immeuble dans son ensemble : 

• Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division et les éventuels correctifs, 

• Le carnet d’entretien et la dernière fiche synthétique de la copropriété,

• Les diagnostics techniques des parties communes de l’immeuble en cours de validité,

• Les contrats et marchés en cours, incluant les contrats d’entretien et de maintenance des équipements, le contrat d’assurance mais hors contrats de travail des salariés de la copropriété,

• Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales ainsi que les devis de travaux acceptés durant celles-ci,

• Le contrat de syndic en cours.

D’autres documents doivent être diffusés mais uniquement à l’attention du copropriétaire car ils ne concernent que ses propres lots. Parmi ces éléments on notera son décompte individuel, sa quote-part dans les charges courantes, le montant de la part du fonds travaux rattachée à son lot, ou encore ses appels de fonds des trois dernières années. 

Les échanges de données entre le syndic et les copropriétaires ne doivent intervenir que dans le cadre des missions précisées sur le contrat signé entre eux. Le syndic n’a donc pas le droit d’utiliser les coordonnées de ses copropriétaires pour leur envoyer de la publicité en lien avec les autres activités de l’agence par exemple.

Les interactions entre le syndic et le conseil syndical

Les membres du conseil syndical ont un statut particulier au sein de la copropriété et doivent avoir accès depuis le 1er juillet 2020, a des documents spécifiques leur permettant de mener à bien dans les meilleures conditions leur mission de contrôle et d’assistance. Ainsi, le syndic a l’obligation de mettre à disposition des conseillers syndicaux au minimum les documents suivants : 

• Les balances générales des comptes de la copropriété,
• Le relevé des dépenses détaillées,
• Les relevés du compte banque de la copropriété,
• Les éventuelles assignations et décisions de justice relatives aux procédures judiciaires en cours,
• La liste de tous les copropriétaires,
• La carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et sa garantie financière.

Les membres du conseil syndical sont tenus de respecter la confidentialité de ces informations et donc de ne pas les divulguer aux autres copropriétaires.

Les interactions avec les acteurs extérieurs à la copropriété

Le syndic, en tant que responsable du traitement des données des copropriétés qu’il gère, peut justifier la collecte et l’utilisation de ces informations. Cependant, il n’est pas tenu de partager ces informations en dehors de la copropriété, sauf si les propriétaires en font expressément la demande. Dans ce cas, un document contractuel doit encadrer la mission du prestataire extérieur et justifier la collecte, le traitement ou la divulgation des données. Le syndic doit informer les propriétaires des raisons de l’utilisation de leurs données personnelles et veiller à ce qu’ils puissent exercer leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition.

Le rôle de l’extranet des propriétaires

L’extranet est un outil obligatoire en copropriété depuis 2015. Il joue un rôle crucial dans les échanges d’informations entre le syndic et les propriétaires. Grâce à cet outil, les propriétaires peuvent exercer leur droit d’accès aux informations les concernant de manière personnalisée et sécurisée. Le syndic doit donc s’assurer que l’outil utilisé garantit la protection et la confidentialité des données.

Depuis 2016, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a mis en place de nouvelles règles à respecter. Le syndic a l’obligation de partager avec ses propriétaires un certain nombre d’informations spécifiques et de garantir la confidentialité des données dont il est responsable. Il est donc essentiel qu’il travaille avec des acteurs respectueux du cadre législatif en vigueur.