6 étapes pour gérer efficacement la sortie d’un locataire

La gestion de la sortie d’un locataire est une tâche cruciale pour un gestionnaire locatif. Cette étape requiert rigueur et réactivité pour assurer une transition en douceur. Voici un guide étape par étape pour ne rien oublier. 

Étape 1 : Réception du préavis du locataire

La première étape de la sortie du locataire est la réception du préavis. Le locataire envoie généralement une lettre recommandée pour exprimer son intention de quitter le logement. La durée du préavis varie en fonction de plusieurs facteurs, y compris le type de logement, la zone géographique et la situation du locataire.

En règle générale, le délai de préavis pour un logement non meublé en zone non tendue est de trois mois. Cependant, ce délai peut être réduit à un mois pour les logements meublés ou les logements vides situés en zone tendue. De plus, un préavis d’un mois peut également être appliqué si le locataire doit déménager pour des raisons professionnelles (comme la perte d’un emploi ou une mutation), pour des raisons de santé ou pour emménager dans un logement HLM. Il est également possible de réduire davantage le préavis si un accord formel est conclu entre le locataire et le propriétaire.

Étape 2 : Informer le propriétaire

En tant qu’administrateur de biens, il est essentiel d’informer le propriétaire de la réception du préavis. Discutez avec le propriétaire de la possibilité de remettre le bien en location et activez vos outils de communication pour minimiser le temps de vacance locative.

Étape 3 : Réalisation de l’état des lieux de sortie

L’état des lieux de sortie est une étape cruciale qui doit être planifiée avec le locataire. Ce document doit être conforme à l’état des lieux d’entrée pour faciliter la comparaison et identifier les éventuelles dégradations. Pensez à vérifier chaque pièce et éléments cité dans le contrat de location. 
L’état des lieux est à éditer en 2 exemplaires, signés par les 2 parties. 

Étape 4 : Remise des clés

La remise des clés (en mains propres), marque la fin officielle de la période de location. Assurez-vous que toutes les clés sont restituées et que vous avez la nouvelle adresse du locataire pour la restitution du dépôt de garantie.

Étape 5 : Restitution du dépôt de garantie

La loi ALUR régule les conditions de restitution du dépôt de garantie. Pour les contrats de location signés avant le 27 mars 2014, le délai de restitution du dépôt de garantie est de deux mois après le départ du locataire. Cependant, pour les contrats signés après cette date, ce délai est réduit à un mois, mais il peut être prolongé à deux mois si l’état des lieux de sortie révèle des différences par rapport à l’état des lieux d’entrée.

Les motifs de retenue sur le dépôt de garantie peuvent inclure des dégradations, des travaux non autorisés par le locataire, un défaut de paiement ou des réparations non effectuées.

Étape 6 : Le solde liquidatif du locataire

Le solde liquidatif est le document final qui clôt le compte du locataire. Il comprend le loyer et les charges restants à payer, ainsi que le solde du dépôt de garantie à restituer.

Si les charges sont basées sur la consommation réelle et que le locataire part avant que vous n’ayez reçu les informations nécessaires pour effectuer la régularisation des charges (comme le décompte du syndic), vous pouvez alors retenir jusqu’à 20% du dépôt de garantie en attendant la régularisation annuelle des charges.

En conclusion, la communication avec le propriétaire à chaque étape de la sortie du locataire est essentielle. Que vous ayez déjà un nouveau locataire ou que vous deviez chercher un nouveau locataire, votre travail en tant qu’administrateur de biens continue.