Les missions de l’administrateur de biens

Vous souhaitez vous lancer dans l’immobilier et plus précisément dans l’administration de biens ? Voici ce que vous devez savoir sur le métier d’administrateur de biens. 

La commercialisation 

Pour l’administrateur de biens, sa mission de commercialisation commence par se faire connaître en tant que gestionnaire de biens auprès des propriétaires, qu’ils soient particuliers ou groupes.

Pour cela, il doit adopter une stratégie active, en ligne ou hors ligne :

• Offrir ses services à ses clients existants s’il a déjà une activité immobilière, vente ou syndic,
• Démarchage, publications,
• Effectuer une veille sur les petites annonces de particulier à particulier,
• Utiliser un site internet clair et attrayant pour attirer les clients à la recherche d’un administrateur de biens.

Après une rencontre et une discussion sur les modalités d’action du gestionnaire, l’agent et le propriétaire bailleur signent un mandat. Ce mandat, contracté pour une durée préalablement déterminée, contient les informations principales, y compris les honoraires de l’agence.

La recherche de locataires suit une démarche similaire à celle de la recherche de bailleurs :

• Annonces sur Internet,
• Affichage en vitrine,
• Publications,
• Bouche-à-oreille.

L’administrateur de biens doit toucher un large public pour trouver le locataire idéal. Il doit mettre en valeur ses biens par sa présentation écrite ou lors de la visite. La visite est une étape cruciale qui est préparée en amont avec l’occupant actuel du bien.

L’aspect administratif de la commercialisation comprend plusieurs étapes avant la signature du bail :

• Vérification de la compatibilité des revenus du locataire potentiel. Ils doivent être au minimum trois fois le montant du loyer, sinon un garant ou une caution solidaire est nécessaire,
• Collecte des documents des locataires et colocataires : 3 derniers bulletins de salaire, derniers avis d’impôts, pièces d’identité, dernières quittances, RIB, assurance. Pour le garant, les trois premiers suffisent,
• Présentation du dossier au client,
• Établissement du bail d’entrée.

Il est important de noter que l’administrateur de biens doit faire preuve d’une intégrité morale irréprochable. Il ne peut refuser un locataire pour des raisons autres que financières : nombre d’enfants, d’animaux domestiques, nationalité, origine, apparence, religion, handicap, âge, à l’exception d’un mineur sans garant.

La comptabilité 

Les responsabilités financières d’un administrateur de biens sont variées.

Pour le locataire, elles incluent principalement :

• L’appel, le prélèvement et l’encaissement des loyers, l’émission des quittances,
• La comptabilisation des aides de la CAF versées directement à l’agence,
• La refacturation des dépenses exceptionnelles,
• La déduction des travaux incombant au propriétaire et payés par le locataire du loyer,
• La réalisation des régularisations de charges,
• Le suivi des retards de paiement,
• La révision des loyers à la date anniversaire des baux en fonction de l’indice INSEE,
• La gestion des remboursements.

Pour le propriétaire :

• La comptabilisation des factures et des paiements,
• La gestion des loyers impayés,
• La présentation de comptes réguliers,
• Le paiement du propriétaire et des factures,
• L’édition du montant à déclarer pour les revenus fonciers.

Pour l’agence :

• Le versement, à la fin du mois ou du trimestre, de la rémunération de l’agence pour ses services,
• La tenue d’une comptabilité claire et à jour,
• Chaque mois : l’édition de documents comptables cohérents entre eux, notamment les balances des propriétaires, locataires, des mandants, la pointe de trésorerie, celle des fonds mandants, la liste des sommes détenues à l’agence (caution, garanties, charges, etc.).

Le suivi administratif des biens

L’administrateur de biens joue un rôle clé dans le suivi administratif et technique de tous les biens de son portefeuille. Il est responsable de la vérification des assurances responsabilité civile du locataire et « non-occupant » du propriétaire.

Il peut également être amené à engager des poursuites judiciaires pour ses clients en cas de non-paiement des loyers ou de dégradation des biens par des tiers.

L’administrateur de biens gère le préavis des locataires, vérifie les conditions, informe le propriétaire et assure le suivi du départ jusqu’à l’état des lieux de sortie. Il veille à ce qu’il n’y ait pas eu de dommages.

En cas de dégradations, volontaires ou non, pendant la location ou au départ du locataire, le gestionnaire intervient sur les aspects techniques. En tant qu’expert, il réalise des diagnostics et fait effectuer les travaux nécessaires par des entreprises pour réparer les dégradations et garantir la pérennité du bien.

Les clients de l’administrateur de biens s’attendent à ce qu’il reste informé des dernières nouveautés et les conseille sur la gestion de leur bien, ainsi que sur leurs droits et obligations.

L’administrateur de biens est soumis à la législation et doit la respecter dans tous les aspects de son métier. En tant qu’expert, il doit connaître toutes les nouveautés. Multitâche, le gestionnaire doit toujours mettre son sens du service en avant afin de satisfaire ses clients et de renforcer sa notoriété.